Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais

1.1.Esta Política se aplica ao tratamento de dados pessoais realizado pela ROSS SOLUTIONS LTDA no contexto de suas atividades comerciais, contratuais, administrativas e tecnológicas.

1.2.Poderá abranger dados de:

1. a)Clientes e potenciais clientes da It’sCom;
2. b)Representantes legais e responsáveis contratuais;
3. c)Usuários autorizados da plataforma;
4. d)Pessoas que solicitam suporte ou informações;
5. e)Visitantes dos sites e páginas administrados pela It’sCom;
6. f)Contatos, consumidores, leads e demais pessoas cadastradas pelos Contratantes;
7. g)Participantes de comunicações e atendimentos realizados pelos canais integrados;
8. h)Outras pessoas cujos dados sejam legitimamente tratados no contexto dos serviços.

1.3.Os tratamentos realizados por clientes da plataforma para suas próprias finalidades poderão estar sujeitos às políticas de privacidade desses clientes.

1.4.Esta Política não substitui os avisos de privacidade que cada Contratante deva fornecer aos titulares cujos dados controla.

2.1.Dados pessoais: informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável.

2.2.Dados pessoais sensíveis: dados definidos como sensíveis pela legislação aplicável, incluindo informações referentes à saúde, biometria e outras categorias legalmente protegidas.

2.3.Titular: pessoa natural a quem os dados pessoais se referem.

2.4.Controlador: pessoa natural ou jurídica responsável pelas decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

2.5.Operador: pessoa natural ou jurídica que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

2.6.Tratamento: qualquer operação realizada com dados pessoais, como coleta, acesso, armazenamento, utilização, transmissão, compartilhamento, eliminação e outras previstas em lei.

2.7.Encarregado: pessoa indicada para atuar como canal de comunicação relacionado à proteção de dados, quando exigido pela legislação.

2.8.Suboperador: fornecedor contratado para executar determinadas atividades de tratamento em apoio ao operador, conforme a estrutura efetivamente adotada.

2.9.Incidente de segurança: evento que comprometa ou possa comprometer a confidencialidade, integridade ou disponibilidade de informações.

3.1.A ROSS SOLUTIONS LTDA poderá atuar como controladora quando determinar as finalidades e os meios essenciais do tratamento de dados pessoais.

3.2.Isso poderá ocorrer, por exemplo, no cadastro de seus próprios clientes, na administração de contratos, no faturamento, no atendimento de suporte e na gestão de segurança de sua operação.

3.3.A ROSS SOLUTIONS LTDA poderá atuar como operadora quando processar dados pessoais em nome de um Contratante, segundo instruções legítimas e documentadas.

3.4.Isso poderá ocorrer, por exemplo, no armazenamento e processamento de contatos inseridos por clientes no CRM, na execução de campanhas configuradas pelo Contratante e no processamento de determinadas automações.

3.5.O Contratante poderá atuar como controlador dos dados pessoais utilizados em sua própria operação empresarial, inclusive de clientes, pacientes, leads, colaboradores e consumidores.

3.6.A definição dos papéis dependerá das decisões e atividades efetivamente realizadas, não apenas da denominação adotada no contrato.

3.7.Alguns fornecedores tecnológicos poderão atuar como operadores, suboperadores ou controladores independentes, conforme suas atividades e condições contratuais.

3.8.As responsabilidades específicas entre a It’sCom e seus Contratantes poderão ser complementadas pelo Acordo de Tratamento de Dados Pessoais.

4.1.Conforme o relacionamento e as funcionalidades utilizadas, poderão ser tratados os seguintes dados:

Dados cadastrais e profissionais

Nome, e-mail, telefone, cargo, empresa, informações de representação e outros dados necessários à contratação.

Dados contratuais e financeiros

Informações de planos, pagamentos, faturamento, histórico de contratação, cobranças, comprovantes e registros financeiros.

Dados de acesso e utilização

Identificadores de usuários, registros de autenticação, endereço IP, informações técnicas de dispositivo, registros de atividade e eventos de segurança.

Dados de relacionamento

Históricos de atendimento, solicitações de suporte, agendamentos, interações e informações fornecidas em comunicações.

Dados de CRM

Informações cadastradas pelos Contratantes, incluindo contatos, negócios, oportunidades, campos personalizados, documentos e registros de interação.

Dados de comunicação

Números de telefone, endereços eletrônicos, conteúdos de mensagens, metadados de envio, recebimento, entrega e outros eventos de comunicação.

Dados de voz e áudio

Gravações, transcrições, registros de chamadas e informações relacionadas, quando as funcionalidades correspondentes estiverem habilitadas.

Dados utilizados por inteligência artificial

Entradas, instruções, mensagens, documentos, transcrições e respostas processadas pelas funcionalidades contratadas.

Dados de navegação

Informações técnicas e identificadores obtidos por cookies e tecnologias semelhantes, conforme as configurações efetivamente utilizadas.

4.2.A coleta e o tratamento deverão observar as finalidades legítimas, a necessidade e a adequação.

4.3.Nem todas as categorias de dados são necessariamente tratadas em todas as contas ou funcionalidades.

5.1.A plataforma poderá ser utilizada por empresas que tratem dados pessoais sensíveis, inclusive informações relacionadas à saúde.

5.2.A utilização da It’sCom por clínicas, consultórios ou estabelecimentos de saúde não autoriza, por si só, qualquer tratamento de dados sensíveis.

5.3.O Contratante deverá identificar a hipótese legal aplicável ao tratamento de dados sensíveis sob sua responsabilidade.

5.4.A It’sCom, quando atuar como operadora, deverá processar esses dados conforme instruções legítimas do controlador e obrigações legais aplicáveis.

5.5.Poderão ser necessárias medidas adicionais de segurança, restrição de acesso, confidencialidade e governança.

5.6.O Contratante deverá avaliar previamente a adequação das funcionalidades utilizadas ao nível de sensibilidade dos dados.

5.7.A plataforma não deverá ser presumida como adequada a qualquer regime setorial específico sem verificação técnica, contratual e regulatória correspondente.

6.1.Os dados pessoais poderão ser tratados para:

1. a)Cadastrar e identificar clientes e usuários;
2. b)Formalizar e administrar contratos;
3. c)Disponibilizar funcionalidades contratadas;
4. d)Autenticar usuários e controlar acessos;
5. e)Prestar suporte técnico;
6. f)Processar pagamentos e cobranças;
7. g)Emitir documentos fiscais e cumprir obrigações contábeis;
8. h)Executar comunicações solicitadas ou configuradas;
9. i)Processar automações e agentes de IA;
10. j)Prevenir fraudes e acessos indevidos;
11. k)Investigar incidentes de segurança;
12. l)Cumprir obrigações legais e regulatórias;
13. m)Exercer direitos em procedimentos administrativos, judiciais ou arbitrais;
14. n)Melhorar a confiabilidade e o funcionamento dos serviços, dentro das bases legais e limitações aplicáveis;
15. o)Realizar comunicações institucionais e comerciais quando houver fundamento legal apropriado.

6.2.Dados tratados em nome dos Contratantes deverão ser utilizados conforme as instruções legítimas e os instrumentos contratuais aplicáveis.

6.3.A It’sCom não poderá presumir autorização irrestrita para utilizar dados de contatos dos clientes em campanhas comerciais próprias.

7.1.O tratamento de dados pessoais será realizado com fundamento nas hipóteses previstas na legislação aplicável.

7.2.Conforme a atividade, poderão ser utilizadas bases legais como:

1. a)Execução de contrato ou procedimentos preliminares relacionados a contrato;
2. b)Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
3. c)Exercício regular de direitos;
4. d)Legítimo interesse, quando juridicamente cabível e após avaliação apropriada;
5. e)Consentimento, quando necessário e validamente obtido;
6. f)Outras hipóteses legalmente previstas.

7.3.O tratamento de dados pessoais sensíveis observará as hipóteses específicas previstas no artigo 11 da LGPD.

7.4.A base legal será definida de acordo com a finalidade e as circunstâncias concretas de cada operação.

7.5.O consentimento não será utilizado como fundamento genérico para tratamentos que dependam de outra justificativa jurídica.

7.6.Quando o consentimento for a base legal aplicável, deverão ser observados os direitos de informação, revogação e demais requisitos legais.

8.1.Os Contratantes poderão cadastrar e administrar dados pessoais em seus ambientes da plataforma.

8.2.Esses dados poderão incluir informações de clientes, consumidores, leads, pacientes, colaboradores e outros titulares.

8.3.O Contratante deverá determinar finalidades legítimas e possuir fundamento legal apropriado para as operações que configurar.

8.4.Quando atuar como operadora, a It’sCom realizará o tratamento para execução dos serviços contratados e conforme as instruções legítimas recebidas.

8.5.A It’sCom poderá tratar determinados metadados e registros técnicos para finalidades próprias legítimas, como segurança, prevenção a fraudes, faturamento e cumprimento de obrigações legais, conforme sua posição jurídica em cada operação.

8.6.Os dados do CRM não serão considerados automaticamente propriedade da It’sCom em razão de seu armazenamento na plataforma.

8.7.Os procedimentos de exportação, retenção e eliminação observarão os instrumentos contratuais e as obrigações legais aplicáveis.

9.1.A plataforma poderá permitir comunicações por WhatsApp, SMS, RCS, e-mail, telefonia e canais digitais.

9.2.Para execução dessas comunicações, poderão ser tratados dados como identificadores dos destinatários, números telefônicos, endereços eletrônicos, conteúdos, metadados e registros de entrega.

9.3.O Contratante deverá observar as regras de autorização, informação, oposição e descadastramento aplicáveis.

9.4.Os provedores dos canais poderão tratar determinados dados segundo suas próprias políticas e responsabilidades.

9.5.A It’sCom não controla integralmente os tratamentos realizados por provedores externos na condição de controladores independentes.

9.6.A utilização de um canal de comunicação não representa autorização automática para envio de publicidade.

9.7.Solicitações de descadastramento e oposição deverão ser tratadas conforme a legislação e as configurações pertinentes.

10.1.A It’sCom poderá disponibilizar funcionalidades que utilizem modelos e serviços de inteligência artificial.

10.2.Essas funcionalidades poderão processar mensagens, instruções, documentos, áudios, transcrições e outros conteúdos necessários às tarefas configuradas.

10.3.O processamento poderá envolver fornecedores tecnológicos externos, conforme as integrações efetivamente utilizadas.

10.4.O Contratante deverá avaliar os dados enviados aos agentes de IA e restringir informações desnecessárias.

10.5.O tratamento de dados sensíveis por IA dependerá de fundamento jurídico e salvaguardas adequadas.

10.6.O eventual uso de dados para treinamento, aperfeiçoamento ou avaliação de modelos dependerá das condições reais dos serviços envolvidos, das configurações disponíveis e das bases legais aplicáveis.

10.7.A It’sCom não declara que todos os dados processados por IA são automaticamente excluídos de treinamento por fornecedores, salvo quando essa condição estiver comprovada para os serviços efetivamente utilizados.

10.8.Informações complementares serão apresentadas nos Termos Específicos de Inteligência Artificial.

11.1.A plataforma poderá oferecer funcionalidades de chamadas, agentes de voz, gravação e transcrição.

11.2.Os dados tratados poderão incluir números telefônicos, horários, duração, conteúdos de áudio, transcrições e registros técnicos.

11.3.A habilitação de gravações deverá observar a legislação aplicável e os deveres de informação pertinentes.

11.4.O Contratante deverá avaliar as bases legais e as obrigações específicas das atividades que desenvolver.

11.5.Os dados poderão ser processados por fornecedores de telefonia, armazenamento e inteligência artificial, conforme as funcionalidades contratadas.

11.6.A retenção de gravações observará os prazos e condições efetivamente aplicáveis ao serviço, as instruções do controlador e as obrigações legais.

12.1.Dados pessoais poderão ser compartilhados quando necessário para a prestação dos serviços ou para outras finalidades juridicamente legítimas.

12.2.As categorias de destinatários poderão incluir:

1. a)Provedores de infraestrutura e hospedagem;
2. b)Serviços de comunicação e telefonia;
3. c)Fornecedores de inteligência artificial;
4. d)Processadores de pagamento e instituições financeiras;
5. e)Prestadores de suporte e serviços técnicos;
6. f)Fornecedores de autenticação e segurança;
7. g)Prestadores de serviços contábeis e jurídicos;
8. h)Autoridades públicas, quando houver fundamento legal.

12.3.O compartilhamento deverá observar os princípios de necessidade, adequação e segurança.

12.4.Fornecedores que tratem dados em nome da It’sCom deverão estar sujeitos às obrigações contratuais pertinentes.

12.5.A identificação dos fornecedores relevantes e de seus papéis será mantida em documentação complementar, conforme exigências legais e contratuais.

12.6.A It’sCom não comercializará bases de dados pessoais dos contatos dos Contratantes como produto próprio sem fundamento jurídico específico e condições contratuais apropriadas.

13.1.A prestação dos serviços poderá envolver tratamento ou acesso a dados pessoais fora do Brasil.

13.2.Isso poderá ocorrer em razão da localização de fornecedores, infraestrutura, equipes técnicas ou serviços integrados.

13.3.As transferências internacionais observarão os mecanismos legalmente exigidos, incluindo aqueles previstos na LGPD e na regulamentação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

13.4.Quando aplicável, poderão ser utilizadas cláusulas-padrão contratuais ou outros mecanismos legalmente reconhecidos.

13.5.A aplicação do GDPR, quando pertinente, exigirá a observância das condições e garantias correspondentes.

13.6.A It’sCom não declara que todos os dados pessoais tratados pela plataforma permanecem exclusivamente em território brasileiro.

13.7.Informações adicionais sobre transferências e fornecedores poderão ser solicitadas pelo canal de privacidade, observadas as limitações legítimas de confidencialidade e segurança.

14.1.Os sites e serviços da It’sCom poderão utilizar cookies e tecnologias semelhantes.

14.2.Esses recursos poderão ter finalidades como autenticação, segurança, funcionamento, preferências e, quando efetivamente utilizados, análises de navegação.

14.3.Cookies estritamente necessários poderão ser utilizados para permitir o funcionamento adequado dos serviços, conforme a legislação aplicável.

14.4.Cookies não essenciais deverão observar os requisitos de transparência e de manifestação de vontade aplicáveis.

14.5.Quando exigido, serão disponibilizados mecanismos para gerenciamento de preferências.

14.6.As categorias e os fornecedores de cookies deverão corresponder aos recursos efetivamente instalados no site.

14.7.A It’sCom não deverá afirmar que oferece um mecanismo de consentimento funcional antes de sua implementação e verificação.

15.1.Os dados pessoais serão conservados pelo período necessário ao atendimento das finalidades legítimas e obrigações aplicáveis.

15.2.Os prazos poderão variar conforme a categoria de dados, a funcionalidade utilizada, a relação contratual e as exigências legais.

15.3.Determinados registros poderão ser conservados para cumprimento de obrigações fiscais, contratuais, regulatórias, segurança ou exercício de direitos.

15.4.Dados tratados em nome de Contratantes poderão observar instruções contratuais de retenção, devolução e eliminação, respeitadas as obrigações legais.

15.5.O encerramento da conta não implica necessariamente eliminação instantânea de todos os registros.

15.6.Após o término do período aplicável, os dados deverão ser eliminados, anonimizados ou conservados apenas nas hipóteses legalmente permitidas.

15.7.Prazos específicos deverão ser documentados conforme a operação real e disponibilizados quando legalmente exigidos.

16.1.A It’sCom adotará medidas técnicas e administrativas apropriadas aos riscos dos tratamentos sob sua responsabilidade.

16.2.Essas medidas poderão incluir, conforme efetivamente implementadas:

1. a)Controles de acesso;
2. b)Autenticação e gerenciamento de credenciais;
3. c)Restrição de permissões;
4. d)Registros de eventos relevantes;
5. e)Gestão de vulnerabilidades;
6. f)Medidas de proteção de infraestrutura;
7. g)Procedimentos de resposta a incidentes;
8. h)Avaliação de fornecedores;
9. i)Medidas de continuidade operacional.

16.3.Nenhum sistema tecnológico pode ser considerado absolutamente imune a incidentes.

16.4.O Contratante também deverá administrar adequadamente os acessos, integrações e configurações sob seu controle.

16.5.A descrição detalhada das medidas de segurança constará da Política de Privacidade e Segurança, observadas as limitações legítimas de confidencialidade.

16.6.Certificações, auditorias ou garantias específicas somente serão divulgadas quando efetivamente comprovadas.

17.1.A It’sCom deverá manter procedimentos proporcionais para identificação, avaliação e tratamento de incidentes de segurança.

17.2.Os incidentes serão analisados considerando a natureza dos dados, os riscos aos titulares, a extensão do evento e os papéis das partes.

17.3.Quando atuar como operadora, a It’sCom deverá informar o controlador conforme os requisitos legais e contratuais aplicáveis.

17.4.Quando atuar como controladora, observará as obrigações de comunicação à ANPD e aos titulares nas hipóteses legalmente exigidas.

17.5.A comunicação de incidentes deverá observar os prazos legais aplicáveis e as informações disponíveis.

17.6.Poderão ser adotadas medidas de contenção, investigação, correção e prevenção de recorrência.

18.1.Os titulares poderão exercer os direitos previstos na legislação aplicável, conforme os requisitos de cada solicitação.

18.2.Esses direitos poderão incluir:

1. a)Confirmação da existência de tratamento;
2. b)Acesso aos dados;
3. c)Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
4. d)Anonimização, bloqueio ou eliminação nas hipóteses legais;
5. e)Portabilidade, quando aplicável e regulamentada;
6. f)Informações sobre compartilhamentos;
7. g)Informações sobre consentimento e suas consequências;
8. h)Revogação do consentimento, quando aplicável;
9. i)Oposição a tratamentos nas hipóteses legais;
10. j)Revisão de decisões automatizadas, nos termos da legislação;
11. k)Outros direitos legalmente assegurados.

18.3.O atendimento poderá exigir verificação proporcional da identidade do solicitante.

18.4.Os pedidos serão analisados conforme os prazos e requisitos legais.

18.5.A existência de obrigações legais poderá impedir a eliminação imediata de determinados dados.

19.1.Solicitações relacionadas a tratamentos realizados diretamente pela ROSS SOLUTIONS LTDA poderão ser encaminhadas ao canal oficial de privacidade:

19.2.A solicitação deverá conter informações suficientes para identificação do titular e compreensão do pedido, evitando a exposição desnecessária de dados sensíveis.

19.3.Quando a solicitação envolver dados controlados por um cliente da It’sCom, o titular poderá ser orientado a contatar diretamente a empresa responsável pelo tratamento.

19.4.Quando atuar como operadora, a It’sCom prestará a assistência contratualmente e legalmente exigida ao controlador.

19.5.A It’sCom não deverá fornecer dados de terceiros sem fundamento jurídico apropriado.

20.1.O tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes deverá observar seu melhor interesse e as disposições legais aplicáveis.

20.2.Quando os serviços forem utilizados por escolas, clínicas, instituições de saúde ou outras organizações que tratem dados de menores, o Contratante deverá avaliar suas obrigações específicas.

20.3.A It’sCom não presume que o simples cadastro de um menor na plataforma represente consentimento válido ou autorização suficiente.

20.4.Poderão ser exigidas medidas adicionais de informação, proteção, restrição de acesso e segurança.

21.1.A It’sCom poderá tratar dados relacionados a pagamentos, carregamentos de créditos, saldos, consumos e faturamento.

21.2.Esses dados poderão ser utilizados para execução contratual, conciliação, prevenção a fraudes, emissão de documentos fiscais e cumprimento de obrigações legais.

21.3.Informações poderão ser compartilhadas com instituições financeiras, prestadores de pagamento, fornecedores de serviços contábeis e autoridades, conforme as hipóteses legais.

21.4.Os dados financeiros serão conservados conforme as finalidades e os prazos legalmente aplicáveis.

21.5.A classificação tributária dos créditos e valores recebidos será disciplinada pelos documentos contratuais e fiscais pertinentes, não por esta Política de Privacidade.

22.1.A It’sCom poderá encaminhar comunicações necessárias à execução contratual, segurança, faturamento, suporte e funcionamento dos serviços.

22.2.Comunicações comerciais facultativas deverão observar as bases legais e os direitos de oposição aplicáveis.

22.3.O Contratante poderá administrar suas preferências de comunicação pelos meios efetivamente disponibilizados.

22.4.A oposição ao recebimento de publicidade não impedirá necessariamente comunicações estritamente necessárias à execução contratual ou ao cumprimento de obrigações legais.

23.1.Esta Política poderá ser atualizada em razão de alterações legais, regulatórias, operacionais ou tecnológicas.

23.2.Cada versão deverá possuir identificação e data.

23.3.Alterações relevantes serão comunicadas conforme a legislação aplicável.

23.4.Quando houver necessidade de novo consentimento ou outra manifestação específica, serão adotados os procedimentos correspondentes.

23.5.Versões anteriores deverão ser preservadas quando necessário à demonstração das condições aplicáveis.

24.1.Esta Política observa a legislação brasileira de proteção de dados pessoais, especialmente a Lei nº 13.709/2018.

24.2.Também serão observadas as normas complementares da Autoridade Nacional de Proteção de Dados e demais regras aplicáveis.

24.3.Quando o tratamento estiver sujeito ao Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia, serão observadas as obrigações pertinentes à operação concreta.

24.4.A simples referência ao GDPR não representa declaração de que todas as atividades da It’sCom estão sujeitas a esse regulamento ou de que todas as obrigações nele previstas foram automaticamente atendidas.

25.1.Para esclarecimentos e solicitações relacionadas à privacidade e à proteção de dados pessoais:

Empresa responsável

ROSS SOLUTIONS LTDA

Marca comercial

It’sCom

CNPJ

40.179.326/0001-42 — sujeito à conferência cadastral oficial

Website

https://itscom.ai

Canal de privacidade

juridico@itscom.ai

Encarregado ou canal legalmente aplicável

Canal oficial de privacidade: juridico@itscom.ai. A designação nominal do encarregado, ou a hipótese legal de dispensa, será formalizada conforme a Resolução CD/ANPD nº 2/2022.

Endereço

Rua Primavera, nº 231, Cilla Corporate Tower, bairro Cidade dos Lagos, Guarapuava – PR, CEP 85051-070.